Baas over je eigen tijd

Deadlines, sociale verplichtingen, een overvolle agenda. De tijd vliegt. Maar hoe komt het eigenlijk dat we het altijd zo druk hebben? En dat de tijd ons vaak door de vingers glipt? Wat kunnen we zelf doen om terug controle te krijgen over onze kostbare tijd? Ontdek hoe je baas wordt over je eigen tijd!
 

Waarom hebben we het altijd zo druk?

Timemanagement is voor iedereen belangrijk. Of je nu een drukke bureaujob of een hectisch gezinsleven met kleine kinderen hebt. Ook het volgen van een opleiding is een tijdsinvestering. Maar waarom hebben we het eigenlijk altijd zo druk?

In onze maatschappij wordt het druk hebben vaak gezien als iets goeds. Het lijkt daardoor alsof je niet gemist kunt worden. Er zijn verschillende redenen waardoor we het massaal druk hebben. Misschien neem je te veel hooi op je vork, kun je moeilijk nee zeggen, of neem je je werk mee naar huis. Dat kan allemaal bijdragen aan het gevoel het (te) druk te hebben.

Iedereen heeft evenveel tijd in een dag, namelijk 24 uur. Het gaat er dus vooral om hoe je die tijd besteedt. Goed timemanagement kan je daarbij helpen. Aan de basis van timemanagement staan drie elementen: prioriteiten stellen, uitstelgedrag voorkomen en afleiding verminderen.

Wat vind je echt belangrijk?

Prioriteiten stellen is het begin van goed timemanagement. Er is namelijk een verschil tussen het druk hebben en productief zijn. Waar wil je je tijd mee vullen en wat is voor jou echt van belang? Zijn de dingen die belangrijk voelen wel echt zo belangrijk? En hoe kun je meer tijd besteden aan de dingen die er echt toe doen?

Het belang van prioriteiten stellen wordt al snel duidelijk als je het volgende voorbeeld van Stephen Covey begrijpt. Als je een glazen pot hebt en je die vult met grote stenen, dan zeggen veel mensen dat de pot vol is. Maar neem je een zak met kleine kiezelsteentjes, dan passen die er nog prima bij. Is de pot dan vol? Nee, nog steeds niet. Je kunt er namelijk nog zand bij doen dat de overgebleven ruimte opvult. Is de pot nu dan wel vol? Nee. Als je water in de pot giet, zal dit de ruimte tussen de zandkorrels vullen.

“We leven in een drukke tijd, waarin

onze aandacht constant wordt opgeëist”

Hoe bepaal je jouw prioriteiten?

De boodschap? Jouw belangrijkste taken, je prioriteiten, kun je zien als de grote stenen. Zorg dat je die als eerste inplant in je agenda. Want als je te veel tijd besteedt aan minder belangrijke dingen, als je dus eerst het zand en het water in de pot doet, zullen de stenen er niet meer bijpassen. De tijd die je overhoudt, kun je besteden aan zaken die minder belangrijk zijn. Het zand en het water dus.

Een goede manier om te bepalen welke taken prioriteit hebben, is door het model van Eisenhower te gebruiken. Hierbij bekijk je per taak of iets belangrijk is en of het urgent is. Is iets belangrijk en urgent? Begin er dan direct aan. Is iets belangrijk, maar niet urgent? Plan dan tijd in om er op een later moment mee aan de slag te gaan.

Dan heb je de niet belangrijke, maar urgente taken. Bekijk of je zo’n taken kunt delegeren, of probeer wat vaker nee te zeggen. Wie zegt dat jij die dingen moet doen? Als laatste heb je nog de niet belangrijke en niet urgente taken. Die kun je het beste vermijden. Met deze methode kun je dus voor elke taak snel beslissen of het prioriteit heeft.
 

Voorkom uitstelgedrag

Nu je weet waar je jouw tijd aan gaat besteden, kun je aan het werk. Maar we kennen allemaal wel die vervelende taken waar we tegenop zien. Of het nu het opruimen van de zolder is of het schrijven van een ingewikkeld rapport. Waarom blijven we zo’n vervelende taken soms maar uitstellen? En hoe kun je jouw uitstelgedrag verminderen?

Om deze vragen te beantwoorden, is het belangrijk om te weten waar het uitstelgedrag vandaan komt. Uit onderzoek blijkt dat uitstelgedrag vooral te maken heeft met emoties. Stel je vaak dingen uit? Dan is de kans groot dat dit wordt veroorzaakt door een negatieve emotie. Sommige ingewikkelde taken kunnen bijvoorbeeld onzekerheid of angst oproepen. Je vraagt je af of jij wel capabel genoeg bent voor de taak of je hebt schrik om iets te verpesten.
 

Toch gewoon beginnen

Het vervelende is dat deze emoties door het uitstelgedrag niet verdwijnen. Uiteindelijk zul je toch ooit aan de taak moeten beginnen. Ondertussen is de taak dringender geworden, waardoor het je ook nog meer stress bezorgt. Niet ideaal dus. Spreek met jezelf af dat je gewoon je best gaat doen en probeer nog niet te veel aan het eindresultaat te denken.

Het is dus belangrijk om toch aan de taak te beginnen. Je kunt het jezelf gemakkelijker maken door een kleine eerste stap te bedenken om met de taak te starten. Motivatie komt namelijk vaak pas na actie. Als je begonnen bent, zul je merken dat het gemakkelijker is om door te doen.
 

Hoe ga jij om met afleiding?

Ben je begonnen met de taak waar je mee bezig wilt zijn? Dan is het belangrijk dat je zo min mogelijk wordt afgeleid. We leven in een drukke tijd, waarin onze aandacht constant wordt opgeëist door beelden, geluiden en meldingen. Er zijn constant kleine dingen die om onze aandacht vragen. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, onverwachte telefoontjes, meldingen van sociale media en mensen die met vragen bij je aankloppen. Hoe ga je om met deze afleiding. 

We weten allemaal wel dat je beter je telefoon kunt wegleggen als je efficiënt wilt werken. Ook het uitzetten van je notificaties kan helpen om langer gefocust te blijven. Net zoals het afsluiten van je mailprogramma op momenten dat je geconcentreerd aan het werk bent. 

van de ondervraagden vindt dat ze het altijd te druk hebben.

Word baas over jouw tijd

Er zijn enorm veel handige tips die jou kunnen helpen om afleiding te verminderen. Maar het belangrijkste is om bij jezelf na te gaan waardoor jij het meeste afgeleid wordt. Afleiding verschilt namelijk sterk van persoon tot persoon. Word je bewust van wat jou het meeste afleidt en probeer te bedenken hoe je deze afleiding kunt verminderen.

Goed timemanagement ontstaat door het stellen van prioriteiten, het voorkomen van uitstelgedrag en het verminderen van afleiding. Als je daarmee aan de slag gaat, zul je zien dat ook jij baas wordt over jouw tijd!

VAN START MET GOED TIMEMANGEMENT

Wil jij nog meer leren over het managen van jouw tijd? Bekijk dan snel de cursus Timemanagement. 

 Vraag ook je gratis proefles aan