Tijdpakker: in 5 minuten je mailbox organiseren

Je maakt het ongetwijfeld regelmatig mee: na een vakantie of enkele dagen vrijaf kom je terug op je werk, je opent de mailbox op je pc en je krijgt een ellenlange lijst te zien van berichten.

Sommige mails zijn echt belangrijk en eisen onmiddellijke actie, andere zijn gewoon informatief, nog andere mogen dadelijk verwijderd worden. Een tijdrovende zaak, want je mag geen belangrijke mails over het hoofd zien.

Hoe pak je het ‘opkuisen’ van je mailbox wat efficiënter aan? Hierna volgen enkele tips om je mailbox in vijf minuten te organiseren, want je wint er uren mee terug.

Nog meer tips om meer uit je tijd te halen? Volg dan de cursus Time Management!
 

Je mailbox een duidelijke structuur geven

Het is perfect mogelijk om extra mappen toe te voegen aan je mailbox. Met deze toegevoegde mappen creëer je een overzichtelijke structuur, zodat je in één oogopslag ziet welke berichten actie vereisen, welke je nog moet beantwoorden enzovoorts.

Maak een map aan per persoon of per organisatie van wie je regelmatig mails ontvangt. Elke map verdeel je vervolgens in submappen, bijvoorbeeld de submappen ‘Actie’, ‘Nog beantwoorden’, ‘Informatie’, ‘Archief’ enzovoorts.

Minder tijd besteden aan je mailverkeer

Een mail die binnenkomt in je mailbox verplaats je onmiddellijk naar één van de submappen. Telkens je een mail hebt beantwoord of de vereiste actie hebt uitgevoerd, verplaats je het ‘afgewerkte’ bericht naar de submap ‘Archief’.

Zo houd je een helder overzicht over wat je al hebt gedaan en wat er nog op je to-dolijstje staat. De kans dat je een opdracht vergeet uit te voeren of een mail onbeantwoord laat, wordt zo een heel stuk kleiner.

En mails waarop jijzelf nog antwoord moet krijgen?  

Meestal verlies je veel tijd met na te gaan wie er op een mail van jou nog een antwoord moet geven. Hoe oplossen?

Maak een extra map ‘Wachten op reactie’. Voeg je eigen naam toe als bcc (blinde kopie) in elke mail die je verstuurt en waarop je een reactie verwacht. Stel je e-mailprogramma zodanig in dat een binnenkomende mail met jouw eigen naam als afzender, onmiddellijk in de extra map ‘Wachten op reactie’ komt.

Verzonden mails waarop de ontvanger nog moet reageren, staan dan automatisch bij elkaar. Als er reactie komt, verwijder je uiteraard jouw mail uit deze map.

Nog meer tips

Wil je je tijd nog efficiënter invullen? Volg de NHA-thuiscursus Time Management!